Efficiënter werken met de Kanban-methode

Mensen zijn héél slecht in multitasken…

De wereld van het verandermanagement is er dol op: werknemers lastig vallen met open deuren die dure namen hebben. Er moet worden gescrumd, je moet agile zijn, je moet lean werken – het houdt niet op, niet vanzelf.

De enigen die hier iets aan hebben zijn de handige jongens en meisjes die hier cursussen in geven en je baas wijs maken dat 'alles beter zal worden' als ze de hele structuur zullen omgooien, om op hun manier te gaan werken.

Dat werkt dus niet. Wat wel werkt, is rust op de werkplek. Veel mensen zijn er het afgelopen jaar achter gekomen dat ze thuis vele malen productiever zijn dan in een kantoortuin.

Wat uit eerder onderzoek al bleek is dat mensen bovendien het prettigst en het productiefst werken als ze zelf mogen bepalen hoe en wanneer ze hun taken doen. Vooruit, nog eentje uit de tijd van je oma: doe iets waar je tegen opziet eerst, dan zuigt het niet langer energie weg.

En tenslotte het nieuwe toverwoord Kanban, een Japans werkprincipe dat hot is omdat alles uit het Verre Oosten op dit moment scoort. Ook hier hebben zich al verandermanagers op gestort die je willen lastig vallen met visualisaties, borden vol post-its (dit is een Kanban-bord) en workflowtheorieën. Maar dat is allemaal nergens voor nodig, al helemaal niet als je nog voor een groot deel thuis werkt. 

Kanban betekent heel simpel: eerst iets afmaken voor je aan het volgende begint. Het is een handig houvast op werkdagen vol mails, spreadsheets en takenlijsten, waarin je werkzaamheden al snel door elkaar dreigen te lopen.

In tegenstelling tot wat vaak wordt beweerd kunnen mensen namelijk helemaal niet zo goed multitasken. Handsfree bellen achter het stuur, whatsappen als je tv-kijkt, stiekem een beetje doorwerken tijdens een videocall met zestien mensen, maar je teamleider luisteren en tegelijk wat appjes lezen? Het levert geen van allen de kwaliteit op die het zou hebben als je je maar op één ding zou richten.

"Wij kunnen simpelweg geen twee dingen tegelijk doen als we daarover moeten nadenken", zegt universiteitshoogleraar en hoogleraar Onderwijspsychologie Paul Kirschner bij RTL Nieuws. "Multitasken is feitelijk twee of meer informatieverwerkende processen tegelijkertijd uitvoeren. Dus twee of meerdere taken uitvoeren die niets met elkaar te maken hebben en elkaar niet beïnvloeden. Dat kunnen sommige computers. Maar er zijn geen mensen die dat kunnen. We hebben namelijk maar één brein."

Vandaar het nut van Kanban. Hoef je helemaal geen dure cursus voor te volgen, het komt simpel neer op afmaken wat er op dat moment af moet en daarna pas aan een nieuwe taak te beginnen. Hoe minder je tussen verschillende taken hoeft te schakelen (bijvoorbeeld diep in een dossier zitten en dan toch een binnenkomend mailtje gaan beantwoorden) hoe minder tijd en energie je kwijt bent aan weer opstarten waar je mee bezig was.

Zo raken je hersens minder vermoeid, hou je meer energie over en leer je jezelf binnen een paar weken een betere concentratie aan. Dat is niet alleen goed voor de kwaliteit van je werk, maar ook voor de kwaliteit van je leven.    

Foto's (c) Getty Images

Elke week het laatste nieuws ontvangen in je mailbox? Het beste van Nouveau.nl, Máxima en cultuur voor leuke vrouwen met stijl. Schrijf je in